１．適用範囲
このプライバシー宣言は、弊社が取得、収集および利用等を行うお客様の個人情報に適用されます。

２．弊社における個人情報の利用目的および保有個人データの利用目的
弊社は、個人情報および保有個人データを以下の業務において利用致します。個人情報保護法により認められている場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、下記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報および保有個人データを取扱うことはいたしません。

・ 有価証券の売買業務
・ 有価証券の売買の取次ぎ業務
・ 有価証券の引受業務
・ 有価証券の保護預り業務等の証券業付随業務
・ その他証券会社が営むことが出来る業務およびこれらに付随する業務（今後取扱いが認められる業務を含む。）

弊社は個人情報および保有個人データを、下記目的で利用致します。なお、特定の個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用致しません。従いまして、弊社に準用される証券会社の行為規制等に関する内閣府令等により、人種、信条、門地、本籍地、保健医療又は犯罪経歴についての情報その他の特別な非公開情報は、適切な業務の運営その他の必要と認められる目的以外の目的に利用・第三者提供いたしません。

・ お客様が、ご本人であること又はご本人の代理人であることを確認するため（金融機関等による顧客等の本人確認等に関する法律に基づく確認を含む。以下同じ。）
・ お取引先の代表者又は取引担当者であることを確認するため
・ 弊社との取引等に関し連絡、照会等を行うため
・ 適合性の原則に照らして、弊社の提供する商品又はサービスの妥当性を判断するため
・ お取引内容およびリスクの妥当性をモニターするため（内部者取引の事前防止のためのチェックを含む。）
・ お客様に対し取引報告、残高報告等を行うため
・ お客様との取引に関する事務を行うため
・ 契約又は法律に基づく権利の行使又は義務の履行のため
・ 証券取引法に基づく有価証券・金融商品又はサービスの勧誘・販売、サービスの案内を行うため
・ 弊社又は関連会社若しくは提携会社の金融商品又はサービスの勧誘、販売、サービスの案内を行うため
・ 弊社の関連会社（その担当者を含みます。）を紹介するため
・ 金融商品およびサービス等の研究又は開発を行うため
・ 信用取引、発行日決済取引、その他の与信を伴うお取引において与信判断および与信後の管理を行うため
・ 弊社内又は社外の機関による検査等に利用するため
・ 納税事務を行うため
・ 苦情処理、あっせん又は訴訟に利用するため
・ 統計資料として利用するため
・ 他の事業者から個人情報の処理の全部又は一部について委託された場合において、委託された当該業務を適正に遂行するため
・ その他お客様との取引を適切かつ円滑に遂行するため

弊社は、上記の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行うものとします。

３．個人データの第三者への提供について
弊社は、個人情報保護法により認められている場合¹ を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供することはいたしません。

４．個人データの共同利用について
弊社は、下記に掲げる弊社の本支店及び関連会社との間で個人データを下記に掲げる目的で共同利用いたします。当該個人データの管理についてはＵＢＳ証券会社が責任を持ち、苦情の受付等の窓口となります。

個人データの共同利用を行う者
・ ＵＢＳ銀行東京支店（本店、東京支店その他の支店）
・ ＵＢＳグローバル・アセット・マネジメント株式会社
・ ＵＢＳリミテッド（英国法人）
・ その他ＵＢＳ　ＡＧの年次報告書において重要な子会社として記載されている者（ＵＢＳ　ＡＧの年次報告書は、ＵＢＳ証券会社を通して入手可能であり、またＵＢＳグループのウェブサイトにおいても閲覧可能です。）

個人データを共同利用する目的
・ グループとしての総合的なサービスを提供するため（弊社がグループ会社とお客様との取引を仲介し、又はグループ会社がお客様と弊社の間の取引を仲介する場合を含みます。）
・ グループとしてのリスク管理、業務管理、経営管理のため

共同して利用される個人データの項目
・ 氏名・住所
・ 電話番号・ FAX番号
・ Eメールアドレス
・ 口座番号
・ 資産の内容
・ 勤務先（会社名、役職等）
・ その他、上記の目的を達成するために必要なデータ項目

５．個人データの委託について
弊社は業務委託等にともない、お客様の個人データの取扱を社外の第三者に委託する場合は、委託されたお客様の個人データの安全管理が確保されるよう、適切な委託先を選定するとともに、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

６．保有個人データに関する事項
（１） 保有個人データの利用目的の通知について
弊社は、ご本人からご本人が識別される保有個人データの利用目的の通知のご請求を受けた場合には、利用目的をお知らせいたします。ただし、次の場合には通知を行わないことがあります。その場合には、通知を行わないことを、その理由と共にお知らせいたします。なお、通知に必要な費用をご請求申し上げることがあります。その場合にはあらかじめ金額をご連絡いたします。
�@ 利用目的をご本人に通知することによりご本人又は第三者の生命、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合
�A 利用目的をご本人に通知することにより、弊社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
�B 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人に通知することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのある場合
�C 利用目的が明らかな場合

（２） 保有個人データの開示について
弊社は、ご本人からご本人が識別される保有個人データの開示のご請求を受けた場合には、ご本人と同意した方法で保有個人データを開示いたします。ただし、次の場合には開示をお断りすることがございます。その場合には、開示ができない理由をご説明申し上げます。なお、開示に必要な費用をご請求申し上げることがあります。その場合にはあらかじめ金額をご連絡いたします。
�@ 開示を行うことによりご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合
�A 開示を行うことにより、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
�B 開示を行うことにより、法令に違反することとなる場合

（３） 保有個人データの訂正等について
弊社は、ご本人からご本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」といいます。）のご請求を受けた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく事実確認等の調査を行い、ご請求に理由があることが分かった場合には必要な訂正等を行います。訂正等を行った場合、また訂正等を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

（４） 保有個人データの利用停止等について
弊社は、ご本人からご本人が識別される弊社の保有する保有個人データが、あらかじめ公表又は通知された目的以外に利用されているとの理由又は不正な手段で取得されたものであるとの理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下「利用停止等」といいます。）のご請求があった場合には、必要な調査を行い、違反を是正するために必要な限度で、当該保有個人データの利用停止等を行い又はご本人の権利を保護するためのこれに代わるべき措置を取ります。利用停止等を行った場合、また利用停止等を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

（５） 保有個人データの第三者提供の停止について
弊社は、ご本人からご本人が識別される弊社の保有する保有個人データが、個人情報保護法により認められている場合でもなくまたあらかじめご本人の同意を得ることもなく第三者に提供されているという理由で、第三者への提供の停止のご請求があった場合には、必要な調査を行い、ご請求の内容に理由があることが分かった場合には、第三者への提供の停止又はご本人の権利を保護するためのこれに代わるべき措置を取ります。第三者への提供を停止した場合また第三者提供の停止を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

（６） 請求の手続きについて
上記（１）から（５）の請求は、お客様を担当する営業部署の個人データ管理者又は弊社コンプライアンス部にて承ります。その際に弊社所定の様式による書面を提出していただくことがあります。請求書面の様式は添付をご覧ください。

ご請求に対する回答は弊社コンプライアンス部から、原則として書面にて行いますが、回答の理由等については口頭にてご説明することもあります。

請求をなさる方がお客様ご本人である場合には、原則として弊社にお届出済みの印章又は署名によりご本人の確認をいたします。 請求をなさる方が、お客様である法人その他の団体の役職員様である場合若しくはお客様の代理人である場合には、 請求なさる方の本人確認書類（金融機関等による顧客等の本人確認等に関する法律施行規則第４条に定める本人確認書類をいいます。）およびお客様と請求なさる方の関係を証明する書類（委任状等）をご提示していただくことによりご請求者とお客様との関係を確認させていただきます。

７．質問・苦情受付 窓口について
個人情報の取扱および個人データの安全管理措置に関する質問および苦情については、お客様を担当する営業部署の個人データ管理者を通じて受け付けるほか、弊社コンプライアンス部においても受け付けます。

８.加入する認定個人情報保護団体の名称について
弊社は、金融庁の認定を受けた認定個人情報保護団体である日本証券業協会の会員です。 同協会の証券あっせん・相談センターでは、協会員の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしております。

日本証券業協会 http://www.jsda.or.jp
証券あっせん・相談センター　電話 03-3667-8008

各種フォームのダウンロード
個人情報 開示請求書
個人情報 利用目的請求書
個人情報 訂正等請求書
個人情報 利用停止等請求書

1 個人情報保護法では、次の場合には個人データを第三者に提供することができることとされています。 �@ 法令に基づく場合（監督当局、捜査当局、税務当局の令状・命令等に基づく情報提供等が該当いたします。） �A 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき（お客様の急病に対処するために医療機関に情報を提供する場合等が該当いたします。） �B 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき �C 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき（監督当局、捜査当局、税務当局等の照会に回答する場合等が該当いたします。）

April 1, 2005

PRIVACY POLICY

UBS Securities Japan Ltd

UBS Securities Japan Ltd (UBSSJ) complies with the Law Concerning Protection of Personal Information (“Personal Information Protection Law” or PIPL), the PIPL Enforcement Order, Basic Policies on Protecting Personal Information (Cabinet Ordinance), and FSA Guidelines on Personal Information Protection in the Financial Industry in order to ensure appropriate handling and protection of Personal Information. UBSSJ will acquire Personal Information necessary to conduct its business by lawful and fair means.

1. Scope
This Privacy Policy applies to Personal Information of customers handled by UBSSJ.

2. Purpose of Use of Personal Information
UBSSJ will use Personal Information and Retained Personal Data for the businesses and purposes listed below.

・ Securities trading business
・ Securities brokerage business
・ Securities underwriting business
・ Securities safe custody business and other securities-related businesses
・ Other businesses that UBSSJ may be involved in and related business (including all businesses that may be permitted henceforth)

UBSSJ will not use Personal Information beyond the specified purpose and beyond the purposes permitted by PIPL or other relevant regulations without prior consent from the individual. In accordance with the Ordinance of Cabinet Office Concerning Regulation etc. of Conduct of Securities Company, UBSSJ will not acquire, use and provide to any third party Sensitive Information (such as political affiliation, religion, participation in labor union, race, ethnic group, family origin, legal address on family registry, medical information, and criminal history) unless authorized by law or unless it is necessary for proper business management on condition that prior consent from the individual is obtained.

Purpose of Usage:
・ For identification of principals, such as individual clients, or their agents in a transaction as defined under the Law Concerning Client Identification by Financial Institutions (Client Identification Law);
・ For identification of the representative or agent of an entity or anyone responsible for a transaction in his capacity as designees of a principal;
・ For contacts and references regarding transactions with UBSSJ;
・ For determining the appropriateness of products and services offered, based on principle of suitability, etc.;
・ For monitoring the appropriateness of the terms of transactions and risks (including checking to prevent insider transactions);
・ For reporting results of transactions and balance to customers;
・ For carrying out operations related to transactions with customers;
・ For carrying out obligations and rights based on contracts with clients or laws;
・ For sales and promotion of securities and financial product and services under the Securities Exchange Law;
・ For promotion of financial product and services of UBSSJ, UBSSJ-related companies and affiliates;
・ For introduction of UBSSJ-related companies (including the responsible employee-in-charge);
・ For research and development of financial product and services;
・ For credit assessment and monitoring in margin trading, when-issued transaction and other transactions involving credit extension;
・ For external and internal inspections;
・ For tax payment;
・ For use in claims processing, mediation and lawsuits;
・ For statistical purposes
・ For appropriate management of outsourced operations, where personal information processing has been entrusted to UBSSJ by other enterprises in full or in part;
・ For other matters necessary to carry out transactions smoothly and adequately with customers.

In case it is necessary to amend any of the above-mentioned purposes, UBSSJ will change them within a reasonable range of the original purpose.

3．Provision of Personal Data to a Third Party
Except for the cases^[1] permitted under the PIPL, UBSSJ will not provide any Personal Information to a third party without the prior consent of the individual.

4. Sharing of Personal Information with Group Companies
UBSSJ may share Personal Data with UBS group companies for the purposes listed below. Management of this data will be the responsibility of UBSSJ.

UBS Group companies that may share Personal Data with UBSSJ:
・ UBS AG (Head office, Tokyo branch and other branch offices)
・ UBS Global Asset Management (Japan) Ltd.
・ UBS Limited (UK Corporation)
・ Other UBS AG subsidiaries identified as significant subsidiaries and affiliates in UBS AG’s annual report (available from UBSSJ or on the website of UBS AG.)

Purpose of Sharing of Personal Data:
・ To offer full-service as UBS Group (including cases of acting as intermediary for transactions between UBS Group companies and our customers, and vice versa Group companies acting as intermediary for transactions between UBSSJ and customers)
・ For risk management, operations and business management as a Group

Personal Data that may be shared:
・ Customer’s name and address
・ Phone number and fax number
・ E-mail address
・ Customer’s account number
・ Customer’s financial information
・ Information about customer’s occupation (employer and job title, etc.)
・ Other data necessary to achieve the above-mentioned purposes.

5. Outsourcing of Handling of Personal Data
In case we outsource handling of Personal Data to a third party, UBSSJ will select appropriate providers and supervise them as necessary to ensure that customers’ personal data is secure and handled properly.

6．Matters concerning retained personal data
(1) Notification of objectives of using retained personal data
When an individual makes a request for UBSSJ to disclose its objectives of using personal data, UBSSJ will respond to the request and may charge a reasonable fee for the request. However, disclosure may not be made for reasons listed below, which will be informed to the individual.
�@ If notification to the individual may result in risking his/her/a third party’s life, property, or other rights/benefits
�A If notification to the individual may result in risking rights / benefits of UBSSJ
�B If cooperating with a legal task undertaken by a national institution/local authority is necessary and notification to the individual may result in the obstruction of use carrying out the task.
�C When objective of use is evident.

(2) Disclosure of Personal Data
When an individual makes a request for UBSSJ to disclose Personal Data, UBSSJ will disclose the data after confirming the individual’s identification. UBSSJ may charge a reasonable fee for the request. However disclosure may be refused in cases listed below, which will be informed to the individual　
�@ If disclosing the data may result in risking his/her/a third party’s life, property, or other rights and benefits;
�A If disclosure may result in conspicuous obstruction of UBSSJ’s ability to carry out business appropriately;
�B If disclosing the data may result in violation of the law;

(3) Revision of Personal Data
When an individual makes a request for amendment, addition or deletion of personal data, UBSSJ will take appropriate action after confirming the individual’s identification. The individual shall be notified of whether the request has been carried out and the reason behind the decision.

(4) Suspension of use of Personal Data
UBSSJ will conduct the investigation needed when an individual makes a request for suspension or deletion of Personal Data retained by UBSSJ which the individual suspects is being used in a manner beyond the purpose publicly announced by UBSSJ or obtained by unfair means. If the individual’s concern is confirmed to be valid, then UBSSJ will either suspend use of the personal data or take alternative measures to protect the individual’s rights. The individual will be notified of whether suspension was carried out or not, and the reason for the action taken.

(5) Suspension of Provision of Retained Personal Data to Third Party
UBSSJ will conduct the investigation needed when an individual makes a request to suspend provision of Personal Data retained by UBSSJ to a third party, which the individual suspects is being provided to a third party without either being within the scope recognized by PIPL or without obtaining the individual’s prior consent. If the individual’s concern is confirmed to be valid, then UBSSJ will either suspend provision of such data to a third party or take alternative measures to protect the individual’s rights. The individual will be notified of whether suspension was carried out or not, and the reason for the action taken.

(6) Procedures for Individual Requests
The Personal Data Manager in the relevant Business division or UBSSJ’s Compliance Department will receive all requests stipulated in (1) through (5) above. An individual may be asked to fill out UBS forms when making a request.

In general, UBSSJ’s Compliance Department will reply to all requests in writing; however, explanations about the replies may be made verbally as appropriate.

The identity of the individual is generally confirmed by his/her notified seal (copy) or signature already provided to UBS. If the requester is a corporation, an executive of another organization, or an attorney for the customer, UBSSJ shall confirm the relationship between the requester and the customer by asking for personal identification documents of the requester (as stated in Customer Identification Law Enforcement Rules Article 4) and documents to prove the relationship between the requester and the customer (power of attorney etc).

7．Inquiries/Complaints
Inquiries/complaints regarding　security measures for handling of Personal Information may be made through the Personal Data Manager in the respective Business divisions or also through the UBSSJ Compliance Department.

8．Authorized Personal Information Protection Organization
UBS is a member of the Japan Securities Dealers Association, which is an Authorized Personal Information Protection Organization. The JSDA’s Customer Inquiries window for complaints or consultation shall handle complaints and inquiries in relation to handling of Personal Information by its members.

Japan Securities Dealers Association: http://www.jsda.or.jp
Customer Inquiries for complaints/consultation: 03-3667-8008

1 In the following cases, personal data may be provided to a third party in accordance with the Personal Information Protection Law: �@ Where the provision is in accordance with the law; �A Where the provision is required to protect the life, person, or property of an individual and it is difficult to obtain the consent of the principal; �B Where the provision is particularly necessary to improve public health and sanitation or to promote the sound upbringing of children and it is difficult to obtain the consent of the principal; �C Where a business is required to cooperate with a government organization, local authority, or a person commissioned by the one of them, for the purpose of accomplishing official business as set forth by law and where obtaining the consent of the principal carries the risk of hindering the accomplishment of such official business

 

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